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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL:

Toda comunicación responde prioritariamente a seis preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por Qué.

En una empresa, la comunicación Empresarial a se entiende como el conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de la organización, así como entre ésta y el entorno donde se esté desarrollando. Es TODO lo que la empresa dice de sí misma.

Todo comunica en una empresa por pequeña que sea: no sólo comunican los anuncios publicitarios o las campañas de relaciones públicas, sino que toda la actividad cotidiana de la empresa, desde sus productos y servicios hasta el comportamiento de sus miembros.

La Comunicación Empresarial es generadora de expectativas: todas las actividades de comunicación que haga una organización estarán manifestando lo que se puede esperar de los productos o servicios de la empresa.

La Comunicación Empresarial debe plantearse como una "Acción Integrada de Comunicación" que coordine publicidad, relaciones públicas, marketing directo, servicio al cliente, comunicación interna, etc.

Ámbitos de la Comunicación Empresarial:

• Comunicación Interna.

• Comunicación Externa.

Comunicación Interna:

Procesos de comunicación que se dan entre todos los integrantes de la empresa (personal o laboral). Determina el “ambiente” laboral, clave para que el resto de la comunicación sea fluída.

Busca obtener la adhesión y la integración de las personas que trabajan en la empresa entre ellos y a los fines y metas globales de la organización.

Usa instrumentos como:

Revista de la empresa, tablón de anuncios, el buzón de sugerencias, la fiesta anual de la empresa, clubes deportivos, celebraciones de cumpleaños, días especiales (secretaria, madre, padre, etc), espacios de ocio, cafetería y descanso y más recientemente, comunidades en internet, y redes internas

Comunicación Externa:

• Comunicación Comercial.

• Comunicación Industrial.

• Comunicación Institucional.

• Redes Sociales y Comunidad

Comunicación Comercial:

Con los consumidores o personas que influyen en el proceso de compra, con ejemplos como la publicidad, el marketing directo, comunicación en el punto de venta, servicio al cliente, servicio postventa, call center, líneas de información y reclamación, etc.

Su objetivo básico es lograr el consumo/uso de los productos y servicios de la empresa y la fidelización de los consumidores. Proyecta la imagen de la empresa de una forma masiva y crea una reputación determinada. Debe estar planeada, programada y coherente para que arroje resultados positivos.

Comunicación Industrial:

Dirigida a establecer los vínculos adecuados de colaboración para el normal desarrollo de las actividades de la organización.

Comunicación Institucional:

Destinada a lograr la aceptación, credibilidad y confianza de la organización como un miembro más de la sociedad en la que se encuentra. Se desarrolla con los públicos del entorno social de la organización: medios de comunicación, comunidad local, opinión pública, etc.

UN CONCEPTO COMUNICACIONAL  INTERNO: LA COMUNICACIÓN TOXICA

Una toxina es un veneno o sustancia que, incorporada a un ser vivo en pequeñas cantidades, es capaz de producir graves alteraciones funcionales. ¿Es posible intoxicar a una empresa? ¿Es posible que el veneno necesario para esa intoxicación esté siendo dispersado por la comunicación interna, y específicamente por la comunicación interpersonal?

•    Conceptos distorsionados: La comunicación tóxica ha contribuido a distorsionar una serie de conceptos que son permanentemente difundidos por los nuevos modelos gerenciales o administrativos. Se habla de compromiso, pero éste se entiende en esas compañías como renunciar a la capacidad de pensar críticamente. Se habla de disposición, pero ello significa renunciar al descanso, a la familia o al ocio sin obtener nada a cambio. Se habla de compañerismo, pero ello existe sólo si el empleado participa de las reuniones para tomar licor o almorzar juntos. Se habla de identidad, pero ello significa que el empleado renuncia a criticar constructivamente a sus jefes.

•    Se persigue la comunicación que avanza en otra dirección: Las organizaciones tóxicas persiguen a quienes hacen preguntas incómodas, denuncian situaciones indignas o injustas, disienten de la opinión oficial, tratan de comprar el silencio de sus críticos, cuestionan el uso que se da a los dineros de la empresa (así se trate de una empresa privada), defienden a otros perseguidos, dicen las cosas sin tapujos y sin protocolos corporativos, y no son políticamente correctos.

Características comunicativas de un jefe tóxico. He aquí algunas de ellas:

•    No tiene disposición al diálogo con el colaborador

•    Lo ignora en sus intervenciones o charlas

•    Evalúa públicamente su desempeño negativo

•    Ignora referirse a sus logros

•    Obstaculiza a sus demás compañeros para que hablen con ese colaborador

•    Sin importar lo que haga, no le da valor al trabajo que realiza

•    Lo acusa siempre de las fallas del área o del equipo

•    Recibe críticas o reproches por las decisiones que toma

•    Amplifica o dramatiza los errores que aquél comete

•    Lo humilla o desprecia en público

•    Utiliza la palabra para que el colaborador se sienta presionado frente a los resultados que debe obtener

•    Exige resultados

•    Amenaza al colaborador con acciones legales como suspender el contrato, investigarlo, despedirlo, trasladarlo

•    Manipula las declaraciones del colaborador para distorsionar lo que aquél dice

•    Convierte al colaborador en objeto de burlas

•    Lo calumnia a sus espaldas

•    Eleva el tono de voz de forma intimidatoria

•    Incita a otros a que estén en contra de ese colaborador

•    Inventa y difunde rumores sobre dicho colaborador

SOBRE LA RELACION QUE SE CONSTRUYE CON LA COMUNICACIÓN INTERNA:

1.    Comunicar el pensamiento estratégico: Misión, visión, retos, objetivos, propósitos, valores, principios, hacen parte de todo el marco estructural del pensamiento corporativo, que debe involucrar además los elementos que hacen parte de la Identidad y la Cultura de la organización. Muchos de estos elementos deben ser comunicados a través del ejemplo.

2.    Comunicar la situación laboral: No resulta conveniente ni adecuado que el control de la comunicación laboral esté a cargo del sindicato. Pero tampoco es conveniente el silencio constante de la administración, sobre todo en tiempos de tanta turbulencia en el que los empleados siempre tienen dudas sobre su continuidad laboral.

3.    Comunicar las decisiones de la alta gerencia: Una organización sana toma decisiones todo el tiempo. En todo momento sus juntas directivas, consejos administradores, comités de dirección, e incluso hasta sus grupos primarios, están acordando acciones, definiendo lineamientos, asumiendo posiciones, fijando derroteros, estableciendo cronogramas. Todos estos aspectos deben ser explicados de manera proactiva: es decir, a través de una comunicación que priorice el qué se decidió, por qué se decidió y para qué. Recuerde que muchas decisiones se comunican solamente con el QUÉ.

4.    Comunicar en qué consiste el trabajo: Desde que ingresa a una empresa, vía programa de inducción, el empleado es notificado de cuáles son las características de las actividades que debe desarrollar y cómo desarrollarlas. Es misión de los directivos y jefes continuar esa retroalimentación todo el tiempo, de manera continua, buscando incentivar siempre la innovación, la creatividad, las nuevas maneras de buscar la productividad. Ello implicará que el empleado también sea consciente de cómo se le está evaluando, y por supuesto, que reciba retroalimentación sobre la calidad de su desempeño.

5.    Comunicar derechos y deberes: Las empresas promueven siempre una cultura que prioriza la mayor de las veces la comunicación de los deberes del empleado. Qué deben hacer, cómo deben hacerlo, hace parte de ese discurso, lo cual por supuesto, es necesario dentro de la búsqueda de la eficiencia. Pero mal harían los directivos si no respaldan ese discurso con la generación de una cultura de los derechos. Suena fácil proponerlo y seguramente habrá muchos obstáculos en las empresas para poner en marcha algo así. Recuerde que la relación entre la empresa y el empleado debe ser una relación equilibrada, una relación gana - gana. No le debe dar miedo estimular a los empleados para que ejerzan sus derechos.

6.    Comunicar el cambio: Las empresas cambian. Cambia su logo, su arquitectura, su estructura administrativa, su sede operativa. También pueden cambiar sus productos, sus servicios, las personas, los procesos, los espacios. Se cambia para mejorar. Pero muchos de estos cambios, por no decir TODOS, van a requerir un esfuerzo o compromiso de los empleados para hacerlos viables y posibles, y para que realmente lleven a un mejoramiento de la organización. El líder de la empresa tiene el reto de inspirar y estimular el cambio con sus acciones y palabras.

7.    Comunicar la reputación: Una de las responsabilidades de los directivos radicará en inspirar a los empleados para que conozcan cuáles son los atributos de reputación que caracterizan y distinguen a la empresa, cuál es el estado reputacional de la compañía, la visión que se ha construido, y el papel que todos tienen en asegurar que los grupos de interés reconozcan la calidad de cada uno de dichos atributos.

8.    Comunicar la situación financiera: (LA MÁS DISCUTIDA) es un riesgo abrir la puerta para que toda la compañía conozca la situación financiera de la empresa y parece a veces una recomendación que no es razonable. En épocas de utilidades, esa información puede hacer más exigentes en las negociaciones salariales. Pero así también durante las vacas flacas este mensaje sensibiliza a los empleados para comprometerse más con la empresa.

9.    Comunicar las buenas noticias: En muchas de las líneas argumentales mencionadas anteriormente se encuentran buenas noticias, aquellos mensajes que ayudan a que el empleado sienta que el espacio donde trabaja está mejorando y evolucionando. Cumplir metas, lograr acuerdos, generar ganancias, anunciar nuevos proyectos, recibir respaldos, mejorar procesos, recibir reconocimientos, son entre otros, parte de los mensajes que los directivos deben transmitir a sus empleados para que, en últimas, sientan que estar allí vale la pena.

10.    Comunicar las malas noticias: El paquete no estaría completo si el directivo no se compromete también con la comunicación y discusión de las malas noticias de manera abierta y transparente. ¿Hasta cuándo seguirán las empresas despidiendo a sus empleados un viernes a las 6 de la tarde, pasándole un escueto memorando que para nada explica las razones por las cuales se le declaró insubsistente? Pero malas noticias no son solo despidos: también son la caída en las ventas, la amenaza de un nuevo competidor, las crisis, los problemas jurídicos. De la misma manera en que hay que ponderar el discurso positivo, también debe asegurarse que estos mensajes no lleven a los empleados al pesimismo y a debilitar su compromiso por la idea de que allí ya no hay mucho futuro.

EL PLAN DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Es el eje que articula todas las relaciones de la empresa a nivel interno y externo. Lo podríamos definir como la personalidad que emana la empresa ante sí misma y ante los demás.

La imperiosa necesidad de comunicar, de transmitir al exterior y al interior de la institución, debe hacerse de forma metódica y sistemática, a través de una correcta planificación y tras un previo análisis de aquellas circunstancias del entorno que pudieran influir en el proceso. En las teorías sobre gestión empresarial, se suele indicar que la Planificación es, de las cuatro funciones que pueden considerarse fundamentales: Planificación, Organización, Ejecución y Control, la de mayor importancia por su repercusión en las otras tres. Si una actividad está mal planificada, su ejecución será equívoca y el resto de las funciones, ineficaces.

Estas son las Fases elementales del plan de comunicación

1. Determinar qué queremos conseguir, cuáles son nuestros objetivos

2. Decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación

3. Pensar cuál es la idea que queremos transmitir

4. Fijar el presupuesto con el que contamos (cuánto)

5. Seleccionar los medios apropiados y su frecuencia de utilización

6. Ejecutar el plan de medios y medir su impacto

ESTE ES EL CONTENIDO MINIMO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN:

Un Plan de Comunicación debe incluir:

• Diagnóstico.

• Objetivos.

• Estrategia.

– Acciones a Nivel Interno.

– Acciones a Nivel Externo.

– Acciones Online y Offline.

• Creación de Materiales y Medios.

• Plan de Ejecución / Calendario.

• Seguimiento Periódico.